Het registreren van tijd en onkosten is vaak een vervelende taak die veel tijd en energie kost voor zowel de medewerkers ‘op de vloer’ als de medewerkers van de administratie.
Sommige bedrijven gebruiken nog steeds papieren formulieren, waardoor dit ook nog eens een zeer kostbaar en foutgevoelig proces is.
Wij hebben het tijdschrijf en declaratie proces goed bekeken en hiervoor een zeer gebruikersvriendelijk pakket ontwikkeld, dat goed werkt op desktop, laptop, tablet en telefoon. De medewerker kan bijvoorbeeld met één druk op de knop de werkzaamheden van de voorgaande werkdag overnemen, maar uiteraard ook tijdregistraties toevoegen en aanpassen. Wanneer de medewerker een nieuwe tijdregistratie maakt bepaalt het systeem op basis van gedrag welke werkzaamheden de medewerker uitvoert en welke werktijden de medewerker hanteert; uiteraard kan de medewerker dit aanpassen, maar in de meeste gevallen zal dit het schrijven van uren erg vereenvoudigen.
De regels van het systeem kunnen zo worden ingesteld dat medewerkers zelf hun werktijden mogen bepalen en naar redelijkheid en billijkheid hun uren maken, binnen een week mogen compenseren of juist elke dag sluitend moeten afronden.
Daarnaast is het mogelijk om staffels in te stellen, zodat medewerkers bijvoorbeeld meer betaald krijgt naarmate ze meer uren maken.
Het declaratiesysteem is volledig kosteloos aan of uit te zetten; hiermee kunnen medewerkers kilometers en andere onkosten via een heel gemakkelijke manier indienen en foto’s van bonnetjes toevoegen. U kunt zelf per type declaratie bepalen of het toevoegen van bonnetjes al dan niet verplicht is.
Daarnaast kunnen medewerkers volledig automatisch per mail en/of sms worden geattendeerd op openstaande timesheets. Wanneer een beheerder een timesheet of declaratie wil aanpassen of verwijderen wordt om een reden van aanpassing gevraagd. Deze wordt in combinatie met de aanpassing automatisch verstuurd via mail en/of sms naar de medewerker, zodat deze niet achteraf met het loonbriefje bij de administratie komt met vragen.
Per week of aantal weken kan de administratie met een druk op de knop worden geëxporteerd naar een bestand dat u direct in uw loonadministratie kunt inlezen.
En het allermooiste is dat wij zelf het programma hebben ontwikkeld en gebouwd. We kunnen het pakket naar uw wensen aanpassen en het zo nog beter op uw situatie laten aansluiten. Daarnaast hoeft u zichzelf nooit druk te maken over versiebeheer, als wij het voor u in onze eigen cloud-omgeving hosten dan zorgen wij ervoor dat u bij blijft qua versie. Wilt u het zelf hosten, dan maken we afspraken hoe we de applicatie up-to-date houden.